Asio EduERP-ohjelmiston Opetuksen suunnittelu (Lukujärjestys) moduulin toimintaperiaatteet

Suunnittelun esittely
Varauslomakkeen esittely
Suunnittelun ohje
Ylläpidon ohje

1. Kehitystyön tausta ja tavoitteet

Asion Opintotieto-ohjelmasta on jo yli kymmenen vuoden ajan ollut molemminsuuntainen yhteys gp-Untis-lukujärjestysohjelmaan. On käynyt ilmeiseksi, että opetusmuodon varsinkin korkeilla opetusasteilla muuttuessa yhä vapaammaksi, ko. perinteinen lukujärjestysohjelma ei enää palvele oppilaitoksia parhaalla mahdollisella tavalla. Nykyaikaiselta ohjelmalta vaaditaan mm. ei-viikkosidonnaisuutta, monikäyttäjätukea, käyttäjätoiveiden tosiaikaista huomioonottamista ja riittävän tehokasta liitäntää kurssi-ilmoittautumisprosessiin.

Tavoitteena on siis ollut laatia täysin uudesta näkökulmasta lukujärjestyksen laadintaa lähestyvä toimintokokonaisuus. Toteutuksen kulmakivinä on ollut web-teknologia, vastuuopettajatasolle ulottuva hajautus, tosiaikainen tiedonkäsittely, havainnolliset graafiset analysointi- ja simulointityökalut, hyväksi koettujen kurssisijoittelujen käyttö pohjana sekä lukitusmekanismi prosessin kaikissa vaiheissa.

2. Ohjelman toimintaperiaatteet

Uusi toiminnallisuus on kiinteästi liitetty Asio-Datan Tilanvarausohjelmaan. Kaikilta tarvittavilta osiltaan on tukeuduttu jo olemassaolevaan toiminnallisuuteen. Käyttäjä suorittaa kaikki alla mainitut toiminnot tarkoitusta varten laadituilla web-lomakkeilla.

Kehitystyö on suoritettu yhteistyössä HKKK:n opintotoimiston kanssa. Myös Tampereen yliopiston Hämeenlinnan opettajankoulutuslaitos on osallistunut kehitystyöhön ja käyttää ohjelmaa.

Ohjelman käyttö voidaan jakaa seuraaviin vaiheisiin.

Vaihe 1: Suljettujen aikojen määritys

Tällä toiminnolla määritetään kursseille, tiloille ja/tai opettajille suljetut ajat, joihin ei voi sijoittaa kurssitoiveita tai -sijoitteluja. Suljetut ajat näkyvät käyttäjälle prosessin kaikissa vaiheissa eikä niihin voi tehdä varauksia.

Tämä työvaihe kuuluu pääkäyttäjän tehtäviin.

Vaihe 2: Sallittujen opetusaikojen (ns. kiinteiden opetusaikojen) määrittely

Tällä toiminnolla voidaan määrittää asemakohtaisesti (esim. luento, harjoitus) ne ajat, joille kurssit olisi soveliainta sijoittaa. Jokaisen aikaryhmittelyn yhteyteen voidaan liittää ns. tenttikoodi, jonka avulla ohjelma voi tuottaa tenttilistat opintotieto-ohjelman käyttöön.

Tämäkin työvaihe kuuluu pääkäyttäjän tehtäviin.

Vaihe 3: Aineiston valinta

Tässä työvaiheessa joko pääkäyttäjä tai opettaja(t) hakevat kurssirekisteristä käsittelyyn ne kurssit (opintojaksot), joille jatkossa aletaan laatia lukujärjestystä suunnittelun kohteena olevalle jaksolle.

Vaihe 4: Toiveiden asetus

Tämä on opettajien suorittama keskeinen työvaihe, joka suoritetaan hajautetusti opettajien tai muiden kurssisijoittelusta vastaavien toimesta. Jokaisen kurssinsa osalta opettaja määrittää tähän kurssiin liittyvät aikatoiveet (kiinteitä aikavalintoja käyttäen tai vapaasti) sekä tila- ja opettajatoiveet. Pienryhmien muodostus tapahtuu myös tässä vaiheessa.

Toiveiden asetuksen yhteydessä tosiaikainen kalenteritieto on koko ajan nähtävissä. Opettaja näkee jo tehdyt toiveet, suljetut ajat, sijoitellut ja lukitut kurssit sekä muut kalenterimerkinnät ja voi niiden pohjalta aikaisempaa paremmin kohdentaa omat toiveensa.

Tilojen valinta voidaan tehdä joko suoralla tilamäärittelyllä tai varusteisiin, tilan kokoon tai muihin ominaisuuksiin liittyvien ehtojen perusteella. Opettaja voi valita useita aika- ja tilavaihtoehtoja sekä asettaa niille prioriteetteja.

Tässä vaiheessa esitetään myös kurssin opettajaan/opettajiin liittyvät toiveet. Käsittely on hyvin samanlaista kuin tilatoiveiden määrittely.

Toiveasetuslomakkeella kirjataan myös sellaisia tietoja, jotka eivät suoranaisesti liity lukujärjestyksen laadintaan. Näitä voivat olla esim. kursseihin liittyvä viimeinen ilmoittautumispäivä, tenttiajankohdat tms. Nämä tiedot voidaan siirtää opintotietojärjestelmään.

Opettaja saa käyttöönsä jokaisen kurssin toiveisiin liittyvän paperitulosteversion, josta selviävät toivotut ajat, paikat ja opettajat pienryhmäjakoineen. Pääkäyttäjällä on mahdollisuus tulostaa erilaisia tilanneraportteja.

Vaihe 5: Kurssisijoittelut

Tässä vaiheessa pääkäyttäjä käy läpi asetetut toiveet havainnollisten web-lomakkeiden avulla. Hän voi tarkastella tilannetta ohjelmien (tutkintojen, aloitusryhmien), tilojen, opettajien ja kurssien kannalta. Tarkoituksena on varmistaa, että tuloksena on eri näkökulmista katsottuna järkevä ja päällekkäisyyksistä riisuttu sijoittelu.

Pääkäyttäjä voi hyväksyä (sijoitella ja lukita) esitetyt toiveet tai tehdä niihin muutoksia. Alkuperäiset toiveet jäävät talteen ja niihin voidaan aina palata, mikäli sijoittelutulos jatkossa ei osoittaudu tyydyttäväksi.

Vaihe 6: Lukitus

Tässä prosessin viimeisessä vaiheessa pääkäyttäjä lukitsee lukujärjestyksen, jolloin kaikki varaukset siirretään "oikeaan" tila- ja opettajakalenteriin. Tämän jälkeen ne alkavat toimia Asio-ohjelman kontrollissa.

3. Yhteydet opintotieto-ohjelmistoon

Lukujärjestysohjelma kannattaa liittää oppilaitoksen käyttämään opintotieto-ohjelmistoon. Seuraavia liitäntöjä on rakennettu/rakenteilla Oodi-ohjelmistoon ja vastaavia voidaan laatia muihinkin järjestelmiin.

1. Perustietojen tuonti Oodista

Erätyyppinen työvaihe, joka sisältää lähinnä opettaja-, aloitusryhmä- ja kurssitietojen tuonnin. Tilat ja välineet/varusteet ylläpidetään tilanvarausohjelmassa.

2. Lukujärjestystietojen vienti Oodiin

Vastasuuntainen erätyyppinen työvaihe, jossa kurssiin liittyviä tietoja (mm. ilmoittautumispäivät) siirretään Oodiin.

3. Kurssi-ilmoittautumisista yhteys tilanvaraukseen

Opiskelija voi selata kurssin pitopaikkoja ja -aikoja sekä tuottaa omien ilmoittautumistensa pohjalta virtuaalikalenterin, jossa mahdolliset päällekkäisyydet näkyvät.

Toimintokuvaus opiskelijan kannalta (Oodissa):

  1. Opiskelija on ilmoittautumassa opintojaksolle, mutta ei tiedä opintojakson pitoaikatauluja eikä niiden soveltuvuutta omaan kalenteriinsa.
  2. Opiskelija kurkistaa opintojakson lisätietosivulle, jossa nyt on uusi valinta "Oppitunnit".
  3. Opiskelija haluaa tarkistaa opintotapahtumien aikataulut.Hän painaa linkkiä ja saa vastauksen, jossa päällekkäin jo tehtyjen ilmoittautumisten kanssa menevät opintotapahtumat on merkitty punaisella. Tämä ruutu muodostetaan virtuaalisesti välittämällä tilanvarausohjelmalle tiedot opiskelijan kurssi-ilmoittautumisista.
  4. Opiskelija haluaa tarkistaa, mikä päällekkäisyyden on aiheuttanut. Hänelle luodaan em. tekniikalla virtuaalikalenteri, joka on täysin "oikean" näköinen ja mm. selattavissa viikosta toiseen.

4. Opintotarjotin

    Vuoden 2007 aikana kehitetty toimintokokonaisuus, joka mahdollistaa kurssitarjonnan selailun, sopivimman "opiskelupolun" hakemisen sekä ennakkoilmoittautumisen valituille kursseille. Tämä toiminto on käytännössä vaihtoehto kohdan 3 mukaan toteutetulle ilmoittautumistavalla ja voidaan toteuttaa merkittävästi pienemmillä muutoksilla opintotieto-ohjelmistoon. Opintotarjotin hakee tarvitsemansa tiedot pääosin Web Services -yhteydellä.

    Opintotarjotin-ohjelmisto on kuvattu toisaalla tällä sivustolla.

5. Opintotieto-ohjelmistoon liittyvät tulosteet

Ohjelma tuottaa varsinaisten kurssisijoitteluraporttien lisäksi tulosteet

  • Opetusajat ja -paikat
  • Tenttikalenteri

Molemmat tulosteet saadaan csv-muotoon, joten opinto-oppaiden tuottaminen niiden pohjalta on vaivatonta.

6. Kurssien yksittäissijoittelu

Lukujärjestysten laadintaa ja kurssisijoittelua täydentää Asio- ohjelman vakiotoiminto, jolla yksittäisten kurssien opetustapahtumille voidaan hakea sopivat ajat ja paikat. Toimintoon sisältyy logiikka, jossa ensin yritetään hakea kurssille sama, opetustapahtumittain toistuva ajankohta ja paikka. Mikäli tämä ei onnistu hyväksyttävällä tavalla, voi käyttäjä opetustapahtumittain hakea kurssille tämän opetustapahtuman kannalta parhaiten soveltuvan ajankohdan, tilan ja opettajan.

Sivua on viimeksi päivitetty 13.9.2007.