Asio-Tilavarausohjelmisto

Sisällys

2 Tilavarauksen katsominen

6 Tilavarauksen teko

15 Tilavarauksen muutos

18 Varauslistaukset

22 Kalentereiden tulostus

24 Varauskohteen hinnat

24 Varauskohteen (tilojen) hinnat

29 Laskutus

Tilavarauksien katsominen

Klikkaa "Tilakalenterit" ja sieltä "luokkatilat" ja "Auditorio".

Olemassa olevaa varausta pääset katsomaan klikkaamalla varauksesta.

Varausoikeuksilla sekä selailuoikeuksilla näet muiden tekemät varaukset tässä muodossa.

Ylläpito-oikeuksilla ruudussa on varauksen muutosmahdollisuus.

Tilavarauksen teko

Klikkaa kalenterissa haluamaasi kellonaikaa.

Käyttötyyppi: Klikkaa oikea käyttötyyppi.

Asiakas: Anna asiakkaan nimen alkuosa ja paina "Poimi"–painiketta.

Jos Asiakas löytyy yritysrekisteristä, tarkista tiedot, "Tallenna" ja paina "Poimi varaukseen" –painiketta.

Muussa tapauksessa perusta uusi yritys ja poimi se varaukseen.

Yhteyshenkilö: Asiakkaan perustietoihin voidaan liittä yhteyshenkilöitä, jolloin sieltä voidaan suoraan poimia haluttu henkilö varausruudulle. Yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa voidaan myös kirjata varaukseen käsin.

Aikaväli: Valitse varauksen loppuaika klikkaamalla kellon aikaa.

Maksutapa: Valitse maksutapa alasvetovalikosta.

Tilaisuus: Kirjoita tilaisuuden nimi.

Pvm: Jos varaus on useana päivänä, vaihda päivämäärä klikkaamalla "Valitse loppupvm".

Viikonpäivä: Usean päivän vaihtoehdossa valitse myös viikonpäivä(t), jolloin varaus on voimassa.

Lisätietoja: Voit tarvittaessa kirjata lisätietoja "lisätietoja"-kenttään.

Hyväksy/Varausvahvistus: Pelkällä "Hyväksy" –painikkeella tallennat varauksen. "Hyväksy/Varausvahvistus" –painike antaa mahdollisuuden tulostaa ja lähettää vahvistus sähköpostilla.

Hinta: Ohjelmassa on oletuksena ruksattu Käytä hinnastoa. Jos tilojen perustietoihin on viety hinnat, tuo tämä ruutu valmiiksi ne. Muussa tapauksessa hinnat merkitään käsin.

Hinnastoja voi olla useita. Tällöin valitaan, mitä hinnastoa käytetään ja painetaan "Laske hinnat" -painiketta.

Varausvahvistukset: "Tulosta varausvahvistus" –painikkeella saat vahvistuksen ruudulle, josta sen voi tulostaa internet-selaimen "Tulosta"-toiminnolla.

Vastaanottajan sähköpostitiedot ilmestyvät automaattisesti ruudulle, jos ne on viety varausruudulle asiakkaan yhteyshenkilön kohdalle. Vahvistus lähtee myös HTML–muodossa liitteenä.

Varauksen muutos

Avaa varaus klikkaamalla varauksen nimeä tai aikaa.

Muutokset yhden päivän varaukseen voidaan tehdä tällä ruudulla muuttamalla varauksen tietoja.

Jos varaukseen liittyy useita päiviä tai aikoja, paina "Varausmuutokset"–painiketta.

Jokainen päivä tai aika näkyy omana varausrivinään, jota voi muuttaa. Muutosten jälkeen paina "Tallenna" ja hyväksy" –painiketta.

Listaukset

Varauslistaukset

Listaukset: Klikkaa "Listaukset"-valikko auki ja sieltä "Varauslistaukset".

Aikaväli: Valitse listauksen aikaväli klikkaamalla "Valitse apvm"- ja "Valitse lpvm" –panikkeita.

Tilan laji/henkilöryhmä: Ruksaa esim. "Luokkatilat".

Ennaltamääritellyt listaustyypit: Valitse "Ennaltamääritellyt listaustyypit" -alasvetovalikosta sopiva vaihtoehto. Listaustyyppi ruksaa automaattisesti tulostettavat kentät.

Lopuksi paina "Muodosta listaus" –paniniketta.

Listauksen sarakkeiden järjestystä voit muuttaa klikkaamalla otsikosta.

Kalentereiden tulostus

Päivämääräväli: Anna päivämääräväli. Ruksaa halutessasi "Tulosta vain varauksia sisältävät viikot".

Tilan laji/henkilöryhmä: Valitse esim. "Luokkatilat".

Tulosta kalenterit: Lopuksi paina "Tulosta kalenterit" –painiketta.

Jokainen kalenteri tulostuu automaattisesti omalle sivulleen.

Varauskohteen (tilojen) hinnat

Klikkaa "Varauskohteet" toimintoa.

Valitse "Luokkatilat" ja paina "Hae"–painiketta.

Klikkaa + -merkistä varauskohteen tiedot auki.

Hinnat: Paina "Muokkaa"–painiketta.

Aseta arki- ja viikonloppuhinnat omille riveilleen. "Tallenna".

Laskutus

Klikkaa "Laskutus"-toimintoa.

Aikaväli: Valitse aikaväli, jolle haluat tehdä laskut. Paina "Laskutusvalmisteluun"–painiketta.

Saat varauksen summat auki klikkaamalla varausnumeroa.

Voit muuttaa summaa ja arvonlisäveroa. Paina "Päivitä"–painiketta talleentaaksesi tiedot.

Laskupvm ja Erpäpvm: Voit antaa laskupäivän ja eräpäivän kaikille tulostettaville laskuille.

Tarkistettuasi kaikki asiakasrivit, paina "Laskujen muodostus" –painiketta.

Laskujen muodostuksen jälkeen tiedot voidaan siirtää kirjanpitoon ja reskontraan.