Asio Blogi
10 syytä, miksi urheiluseuran kannattaa hankkia laadukas ohjelmisto kenttävuorojen suunnitteluun ja hallinnointiin
Julkaistu: 16.9.2014
Julkaisija: Tom Ojala
Tässä blogissa on esimerkkejä, miksi urheiluseurojen kannattaa tehostaa toimintaansa ja parantaa kenttävuorojen hallinnointia.
Seurat suunnittelevat ja varaavat kausittain kenttävuorot joukkueille. Vuorosuunnittelu tapahtuu usein manuaalisesti ja vie paljon kenttävuoroista vastaavan henkilön aikaa. Joukkueita informoidaan yleensä viime tingassa ja Excelillä.
Muutosten hallinta ja koordinointi tapahtuu manuaalisesti seuran toimihenkilön ja joukkueenjohtajien välillä. Kenttien käyttöasteen seuranta on olematonta ja sisäisen laskutuksen hallinnointi puutteellista. Kaikki vuorosuunnitteluun ja varausten kommunikointiin käytetty aika on pois seuran ydintoiminnasta.
Tehoton toiminta syö seuran resursseja ja aikaa. Se luo tyytymättömyyttä joukkueissa ja sidosryhmissä, kuten pelaajien vanhemmissa. Joukkueenjohtajat tarvitsevat ajoissa kattavat tiedot joukkueelle varatuista kentistä sekä työkalut, joilla he voivat tehokkaasti hallita joukkueen tapahtumakalenteria, vuoromuutoksia ja hoitaa pelaajien kanssa käytävän kommunikaation.
Pelaajat ja pelaajien vanhemmat tarvitsevat oikeat ja kattavat tapahtumatiedot kuten sijaintitiedot, alkamisajankohdat, tapahtumatiedot ja kentän pintatiedot perhekalentereihinsa ajoissa.
Miksi seuran siis kannattaa panostaa laatuun kenttävuorojen hallinnoinnissa?
- Seuran ydintehtävä on urheiluun panostaminen. Aika, joka käytetään vuorojen suunnitteluun, hallinnointiin ja muutosten koordinointiin, on pois seuran tärkeimmästä tehtävästä.
- Seuran imagoon vaikuttaa se, ovatko joukkueet tyytyväisiä seuran palvelun laatuun. Myöhään ilmoitetut treenivuorot tai puutteelliset tapahtumatiedot aiheuttavat helposti tyytymättömyyttä joukkueissa ja pelaajien vanhempien keskuudessa.
- Seura häviää rahaa, jos kenttien käyttöaste ei ole maksimoitu. Samoin käy, jos vuoroja häviää tai sisäinen laskutus ei toimi vuorojen siirtyessä joukkueelta toiselle.
- Joukkueiden tarpeet eri ikäluokissa erikokoisille kentille vaihtelevat. Kenttien lohkominen manuaalisesti 1, 2, 4, ja 6 osaan saattaa olla seuralle yllättävän vaikeasti hallinnoitava kokonaisuus. Lohkojen yhdistäminen, siirtäminen, myyminen ja ostaminen voi olla käytännössä mahdotonta hoitaa manuaalisesti.
- Joukkueenjohtajat tekevät arvokasta vapaaehtoistyötä joukkueidensa hyväksi. He käyttävät vapaa-aikaansa kymmeniä tunteja vuodessa pelkästään siihen, että he siirtävät kenttävuorot sähköpostilla saamistaan Excel-tiedostoista manuaalisesti Nimenhuuto-palveluun tai muihin ilmoittautumispalveluihin, ja etsivät tietoa kenttien sijainnista ja pinnasta Resultcoden tai muiden palveluiden kautta.
- Joukkueenjohtajan painajainen on se, että hän antaisi väärää tietoa tapahtumasta pelaajien vanhemmille. “Kopipeistaamalla” tällainen virhe tapahtuu todennäköisesti muutaman kerran vuodessa, ja silloin joukkueenjohtaja saa kuulla kunniansa valmentajilta, pelaajilta ja pelaajien vanhemmilta. Joukkuuenjohtajan on turha odottaa kiitosta tai palkkaa vuorojen koordinoinnista.
- Joukkueet häviävät rahaa, kun vuoroja jää käyttämättä esimerkiksi päällekkäisten turnausten tai matsien takia. Vuorojen myynti on käytännössä mahdotonta ilman seuran tarjoamia nettipohjaisia kenttävaraustyökaluja.
- Joukkueet tarvitsevat usein lisää vuoroja tai haluavat ostaa tapahtumiinsa enemmän kenttälohkotilaa. Kenttiä saattaa olla saatavilla muilta joukkueilta tai seuralta, mutta joukkueenjohtajalta puuttuu käytännön resurssit saada näistä ajoissa tietoa ja automatisoidut työkalut hoitaa laskutuksen siirto joukkueiden välillä.
- Pelaajat ja pelaajien vanhemmat käyttävät suhteettoman paljon omaa aikaansa joutuessaan itse etsimään kenttävuorojen paikka- ja kenttätietoja. Huonosti hoidettu viestintä johtaa siihen, että matseihin saavutaan myöhässä ja väärillä varusteilla. Nappulakengillä pelataan aivan liian usein kovilla kenttäpinnoilla ja hiekkakentillä, ja rasitusvammoja ilmenee jo junioreilla.
- Perheiden näkyvyys tapahtumiin on täysin joukkueenjohdon varassa. Jos joukkueenjohtajalla ei ole tietoa ajoissa, perheiden suunnitelmat hankaloituvat. Paine kasautuu perheiltä joukkueenjohtajille ja joukkueenjohtajilta seuralle. Urheiluun keskittymisen sijasta keskitytään turhaan viestittelyyn ja tietojen etsimiseen.
Seuran panostukset älykkääseen kenttävarausohjelmistoon kannattaa. Aikaa ja rahaa voi säästyä merkittävästi. Parempi palvelu vaikuttaa joukkuetyytyväisyyteen ja seuraimagoon.
Seuraavassa blogissamme jatkamme tarinaa kertomalla Case –jalkapallo Jojon tarinan. Kerromme, kuinka paljon aikaa häviää joukkuetasolla tehottomien kenttävarausprosessien seurauksena.
